Records management program: RMP

 Records management program: RMP

    สวัสดีค่ะทุกคน กลับมาพบกันอีกครั้งแล้วนะคะ สำหรับหัวข้อวันนี้ก็ยังคงอยู่ภายใต้กรอบของการจัดการเอกสาร ซึ่งหัวข้อในวันนี้ก็คือ  Records management program: RMP หรือ แผนงานจัดการเอกสาร นั่นเองค่ะ โดยในบล็อกนี้จะเป็นนำแผนงานจัดการเอกสารของหน่วยงานต่างประเทศมารีวิวให้ผู้อ่านทุกท่านได้ชมกันในวันนี้ แผนงานจัดการเอกสารของหน่วยงานต่างประเทศที่จะนำมารีวิวในบล็อกนี้คือ Records Management Service ของมหาวิทยาลัยโตรอนโต หรือชื่อเต็มจะเรียกว่า The University of Toronto Archives and Records Management Services (UTARMS) นั่นเอง แต่ก่อนที่จะไปอ่านรีวิว เรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับแผนงานจัดการเอกสารกันก่อนดีกว่า

Records management program: RMP หรือ แผนงานจัดการเอกสาร คืออะไร ?

https://sites.google.com/site/nongwaschool01/ngan-wichakar/thabeiyn-xeksar-wuthi-thangkar-suksa

       แผนงานจัดการเอกสาร เป็นแผนงานหรือหน่วยที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสาร โดยแผนงานจัดการเอกสารจะทำหน้าที่ดูแลเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และที่สิ้นกระแสการใช้งาน อีกทั้งยังรวมไปถึงดูแลเอกสารจดหมายเหตุ หากอธิบายกิจกรรมหรือหน้าที่ของแผนงานจัดการเอกสารให้ละเอียดมากยิ่งขึ้น จะสามารถอธิบายได้ว่าแผนงานจัดการเอกสารจะมีหน้าที่หรือกิจจกรรมที่สำคัญ คือ 1. กำหนดนโยบายและมาตรฐานสำหรับการจัดการเอกสารทั่วทั้งองค์กร, 2. ออกแบบระบบจัดการเอกสารและนำไปสู่การปฏิบัติ, 3. สำรวจเอกสาร ประเมิณคุณค่าเอกสาร กำหนดอายุจัดเก็บและทำลายเอกสาร, 4. ดำเนินงานสารบรรณ คือ การจัดการเอกสารในระหว่างกระแสการใช้งาน, กึ่งกระแสการใช้งาน, และสิ้นกระแสการใช้งาน, 5. ดำเนินแผนงานการจัดการเอกสารสำคัญที่สุดขององค์กร และ 6. ให้ความรู้และฝึกอบรมบุคลากรที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

สิ่งสำคัญสำหรับนักจัดการเอกสารที่อยู่ภายในแผนงานจัดการเอกสาร

- นักจัดการเอกสารต้องมีความรู้ความเข้าใจบริบทในระดับต่าง ๆ

- นักจัดการเอกสารจะต้องวิเคราะห์บทบาทและความรับผิดชอบ โครงสร้างขององค์กร รวมไปถึงประเด็นอื่น ๆ ที่มีความเกี่ยวข้อง

- นักจัดการเอกสารจะต้องทำความเข้าใจในระดับลึกเกี่ยวกับภารกิจและกิจกรรมที่องค์กรกำลังดำเนินอยู่

- นักจัดการเอกสารจำเป็นต้องพัฒนากลยุทธ์ที่เหมาะสมกับองค์กรที่มีวัฒนธรรมต่างกันไป

    หากอ่านมาจนถึงตอนนี้ ผู้อ่านุกอ่านน่าจะพอทราบคร่าว ๆ แล้วนะคะว่า แผนงานจัดการเอกสาร มีหน้าที่สำคัญอย่างไร และนักจัดการเอกสารที่ทำหน้าที่ภายใตแผนงานจัดการเอกสารต้องมีทักษะที่สำคัณอย่างไรบ้าง ซึ่งสำหรับประเทศไทยแล้วนั้นยังไม่มีแผนงานจัดการเอกสารในระบบราชการ แต่หน่วยงานที่มีความใกล้เคียงแผนงานจัดการเอกสารก็คือ หน่วยงานสารบรรณ หากผู้อ่านทุกท่านยังไม่เห็นภาพชัดเจนเกี่ยวกับหน้าที่ของแผนงานจัดการเอกสาร ดังนั้นวันนี้เราจึงจะมารีวิวแผนงานจัดการเอกสารที่มีในหน่วยงานต่างประเทศเพื่อให้ผู้อ่านทุกท่านได้เห็นภาพที่ชัดเจนมาขึ้นกันค่ะ โดยหน่วยงานที่เราจะนำมารีวิวในวันนี้ คือ Records Management Service ของมหาวิทยาลัยโตรอนโต หรือชื่อเต็มจะเรียกว่า The University of Toronto Archives and Records Management Services (UTARMS) 

https://www.pngitem.com/middle/hiwxmww_university-of-toronto-logo-png-logo-of-university/

University of Toronto:

Archives and Records Management Services (UTARMS) 

    University of Toronto หรือ มหาวิทยาลัยโตรอนโต เป็นมหาวิทยาลัยที่มี Archives and Records Management Service ซึ่งเป็นแผนงานที่จัดการเอกสารและจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยโตรอนโต โดยจะให้การสนับสนุนด้านการจัดการเอกสารแก่คณะ หน่วยงานและสำนักงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย ซึ่งแผนงานจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยแห่งนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการเมื่อต้องการจะเรียกใช้ นอกจากนี้ยังรับรองการปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดการข้อมูล นโยบาย และกฎหมายรวมถึงกฎหมายเสรีภาพในการให้ข้อมูลและการคุ้มครองความเป็นส่วนตัว

กิจกรรมหรือหน้าที่ของ UTARMS เพื่อช่วยให้องค์กรจัดการบันทึกได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

: การฝึกอบรมบุคลากรและการประชุมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

: การให้คำปรึกษาองค์กรและการเยี่ยมชมไซต์

: คำแนะนำเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติสำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

: ให้ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาในการเก็บเอกสาร

: ช่วยสร้างระบบการจัดหมวดหมู่สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารประเภทกระดาษในองค์กร

: การโอนเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย

UTARMS แบ่งการจัดการเอกสารออกเป็น 2 ประเภทหลัก:

1. เอกสารการบริหาร (Administrative records): เอกสารที่จัดทำาบันทึกหน้าที่ขององค์กร เช่น ทรัพยากรบุคคล การเงิน อุปกรณ์และวัสดุอาคาร ทรัพย์สินและเรื่องการบริหารทั่วไป สำหรับ Administrative Records สามารถพบได้ในฐานข้อมูล Retention Schedules ภายในเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย

2. เอกสารการปฏิบัติงาน (Operational records): เอกสารที่บันทึกหน้าที่หรือกิจกรรมเฉพาะขององค์กรและเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์ตามที่ระบุไว้ในอาณัติของสำนักงานนั้น ๆ

    สำหรับ Administrative Records และ Operational Records สามารถพบได้ในฐานข้อมูล Retention Schedules ภายในเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย

ความน่าสนใจของ UTARMS:

     บุคลากรของมหาวิทยาลัยที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมการจัดการเอกสารใด ๆ มาก่อนและต้องการจัดการเอกสารของสำนักงานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถลงเรียนหลักสูตรการฝึกอบรมการจัดการเอกสาร โดยแบ่งออกเป็น 3 หลักสูตร คือ 1. พื้นฐานการจัดการเอกสาร, 2. แบบแผน File Plan ของมหาสิทยาลัยโดยเฉพาะ และ 3. การจัดการเอกสาร: เอกสารอิเล็กทรกนิกส์และการจัดการเดสก์ท็อป

    ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการติดต่อผ่านทางอีเมลล์หรือช่องทางการติดต่อของเว็บไซต์ https://utarms.library.utoronto.ca/

    เป็นอย่างไรกันบ้างคะสำหรับข้อมูลแผนงานการจัดการเอกสารและตัวอย่างที่นำมารีวิวเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้น หวังว่าผู้อ่านทุกท่านจะมีความเข้าใจเกี่ยวกับแผนงานการจัดการเอกสารไม่มากก็น้อยนะคะ หากมีข้อสงสัยหรือคำติชมสามารถแสดงความคิดเห็นได้ด้านล่างเลยนะคะ แล้วกลับมาพบกันใหม่ในครั้งหน้า สำหรับวันนี้ ขอบคุณและสวัสดีค่ะ.

อ้างอิง:

วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). การจัดการเอกสาร Records Management. ขอนแก่น :
สาขาวิชาสารสนเทศน์ศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.

University of Toronto. (N.D). Records Management at U of T. สืบค้นเมื่อ 29 มกราคม 2564, จากเว็บไซต์ https://utarms.library.utoronto.ca/.