RECORD MANAGER
สวัสดีค่ะทุกคน ได้ฤกษ์งามยามดีกลับมาพบกันอีกครั้งแล้วนะคะ โดยประเด็นหลักที่เราจะมาพูดถึงกันในวันนี้นั่นก็คือตำแหน่ง "Records Manager" หรือ "นักจัดการเอกสาร" นั่นเองค่ะ
ตามที่ได้เกริ่นไปข้างต้น ดังนั้น วันนี้เราจึงถือโอกาสที่จะนำข้อมูล ความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับตำแหน่งนักจัดการเอกสารมาเผยแพร่ให้กับทุกคนได้ทำความเข้าใจกันนะคะ
https://www.scanningandindexing.com/top-10-benefits-of-implementing-record-management-in-your-business/
Records Manager คืออะไร ?
นักจัดการเอกสาร หรือในภาษาอังกฤษเรียกว่า Records manager/ Records management specialist/ Digital records manager หรืออื่น ๆ ซึ่งนักจัดการเอกสารนี้ก็คือผู้ที่รับผิดชอบในการควบคุมการสร้าง การรับ การบำรุงรักษา การใช้ และการจำหน่าย อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ อีกทั้งยังรวมถึงกระบวนการในการรวบรวมและรักษาหลักฐานและข้อมูลในรูปแบบของบันทึก
นักจัดการเอกสารมีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร ?
การจัดการเอกสารเป็นกลไกสำคัญที่จะทำให้เกิดการกำกับดูแลสารสนเทศที่จะส่งผลให้องค์การเกิดความโปร่งใส อีกทั้งยังสะท้อนให้เห็นถึประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรในการเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในเอกสารของรัฐ และการจัดการเอกสารจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น นักจัดการเอกสารที่มีคุณสมบัติ ความรู้ ความเข้าใจในการจัดการเอกสารจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อองค์กร กล่าวได้ว่า นักจัดการเอกสารเป็นอาชีพที่ขับเคลื่อนการบริหารจัดการเอกสารในฐานะที่เป็นทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ขององค์กร นอกจากนี้ นักจัดการเอกสารยังมีความสำคัญในทางกฎหมาย คือ ในทางกฎหมายของหลาย ๆ ประเทศมีกฎหมายที่กำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ ต้องจัดเก็บเอกสารและสามารถเผยแพร่ข้อมูลตามที่มีผู้ร้องขอ เพื่อแสดงถึงความโปร่งใสในการบริหารจัดการ และความสำคัญในทางประวัติศาสตร์และสังคม กล่าวได้ว่า เอกสารถือเป็นมรดกทางความทรงจำ จะเห็นได้ว่าหลายประเทศมีการก่อตั้งหอจดหมายเหตุเพื่อเก็บรักษาเอกสารสำคัญเอาไว้เพื่อเป็นประโยชน์ต่อสังคมและวัฒนธรรมในอนาคต
อาชีพนักจัดการเอกสารมีความน่าสนใจอย่างไรในยุคปัจจุบัน ?
จากคำถามข้างต้นน่าจะพอทราบคร่าว ๆ แล้วว่านักจัดการเอกสารมีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างมากต่อองค์กร และปัจจุบันหน่วยงานต่าง ๆ ต้องเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงทั้งในด้านเทคโนโลยี, ภัยคุกคามต่อเสถียรภาพในด้านต่าง ๆ และอื่น ๆ มองในอีกมุมหนึ่งจะพบว่า ในยุคปัจจุบันนี้โลกเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นก็ส่งผลกระทบต่อองค์กรไม่น้อย การที่มีนักจัดการเอกสารมาคอยดูแลรักษาและทำให้เอกสารและจดหมายเหตุใช้ประโยชน์ได้ เรียกได้ว่า เป็นทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ งานด้านการจัดการเอกสารจึงเป็นเงื่อนไขสำคัญของการแข่งขันและสร้างความได้เปรียบให้กับองค์กรในยุคนี้ กล่าวได้ว่า ดังนั้น บทบาทหน้าที่ของนักจัดการเอกสารเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้อาชีพนี้มีความน่าสนใจในยุคปัจจุบัน
https://ciotechie.com/news/granicus-acquires-record-management-solution-provider-to-deliver-modern-technologies-to-governments/
หน้าที่ของนักจัดการเอกสาร
นักจัดการเอกสารจะมีหน้าที่ในการจัดการเอกสารหรือสารสนเทศโดยไม่จำกัดรูปแบบที่องค์กรได้จัดทำขึ้นหรือรับไว้ โดยหน้าที่ที่นักจัดการเอกสารมีส่วนสำคัญ คือ
- การวางแผน คือ การกำหนดเป้าหมาย / กลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย, รวบรวมแลเประสานงานต่าง ๆ ให้มีความสอดคล้องกับกฎหมาย
- การกำกับควบคุม นักจัดการเอกสารจะเป็นบุคคลที่รับผิดชอบและปฏิบัติงาน, การจัดโครงสร้างองค์กร, การจัดกลุ่มงานและการกำหนดสายการบังคับบัญชาตามหน้าที่การจัดการเอกสารขององค์กร
- การนำ การสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรทุกฝ่ายทำงานร่วมกันด้วยความเต็มใจเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของอรค์กร
- การควบคุม ตรวจสอบผลการปฏิบัติงานที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
คุณสมบัติในด้านความรู้, ทักษะ, วุฒิการศึกษา, ของนักจัดการเอกสาร, เงินเดือน
มีความรู้เกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลและกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารของทางราชการและมีความรู้ทางทฤษฎีเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และประเด็นการสงวนรักษาแบบดิจิทัล
สามารถสื่อสารทั้งวาจาและการเขียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ, สามารถจัดทำรายงาน, นโยบาย, คู่มือ, และแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับใช้ในการทำงาน
ได้รับวุฒิทางการจัดการเอกสาร, การจัดการจดหมายเหตุ รวมไปถึงสาขาวิชาที่เกี่ยวข้องในระดับปริญญาตรีหรือเทียบเท่า
เงินเดือนจะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น ระดับการศึกษา หรือ ทักษะ แต่เงินเดือนโดยเฉลี่ยอยู่ที่ $73,032
หากทุกคนได้ลองอ่านและทำความเข้าใจกับอาชีพนี้ จะพบว่าอาชีพนักจัดการเอกสารเป็นอาชีพที่มีความน่าสนใจเป็นอย่างมากอีกอาชีพนึงเลยก็ว่าได้ค่ะ
แล้วกลับมาพบกันใหม่ในบล็อกหน้า ขอบคุณและสวัสดีค่ะ.
อ้างอิง :
Jooble. (2563). Records Manager. สืบค้นเมื่อ 18 มกราคม 2564. จาก https://jooble.org/SearchResult?ukw=records+manager&rgns=America%2c+IL
United Nations. (ม.ป.ป.). Understanding Records Management. สืบค้นเมื่อ 18 มกราคม 2564. จาก https://archives.un.org/content/understanding-records-management
วิศปัตย์ ชัยช่วย. บทที่ 2 การจัดการเอกสารและวิชาชีพนักจัดการเอกสาร. (เอกสารไม่ตีพิมพ์เผยแพร่). หน้า 20-38
เป็นอาชีพที่น่าสนใจมากๆเลยค่ะ อยากให้อาชีพนี้มีในประเทศไทย เงินเดือนสูงมากเลยค่ะ
ตอบลบเป็นอีกอาชีพนึงที่มีบทบาทมากๆต่อการทำงานขององค์กรเลยนะคะและบทความนี้อ่านเข้าใจง่ายมากค่ะ
ตอบลบถ้าใครที่เป็นคนค่อนข้างรอบคอบ และละเอียดอ่อนน่าจะสนใจในอาชีพนี้นะคะ
ตอบลบเป็นอาชีพที่น่าสนใจและต้องใช้ความสามารถรวมถึงทักษะสูงมากๆเลย แต่เงินเดือนและประสบการณ์ที่ได้มาคุ้มค่ามากค่ะ
ตอบลบเป็นอาชีพที่น่าสนใจมากๆเลยล่ะค่ะ นอกจากมีความสำคัญมากแล้ว ค่าตอบแทนยังสูงมากด้วยค่ะ
ตอบลบเป็นอาชีพที่ดีมากๆเลยค่ะ แต่ก็มีความเสียงมากด้วยเช่นเนื่องจากเราต้องทำงานเก็บข้อมูลทั้งหมด
ตอบลบ